Graag informeren we u kort over volgende zaken: 

Lokale besturen, ik ben er geboren en getogen. Dat eerste zelfs letterlijk. Toen ik in 1998 secretaris werd van het OCMW in Zelzate, hadden wij onze kantoren in een vleugel van het woonzorgcentrum. Een gebouw dat eerder dienstdeed als materniteit en waar ik in 1971 werd geboren ‘als kind van het lokaal bestuur’. Na 15 jaar was het tijd voor een nieuwe uitdaging. Ik kon aan de slag bij het OCMW van Harelbeke (als overkoepelend directeur ouderenzorg). Na de verzelfstandiging van de zorgdiensten met hun honderden medewerkers, werd ik er in 2019 algemeen directeur van Zorgbedrijf Harelbeke. 

Zoals gebruikelijk contacteerden we u eind september (via mail) met een voorstel voor de audit-planning voor volgend jaar. Om het proces vlot te laten verlopen, raden we aan (indien dit nog niet gebeurde) al een vergadering van het auditcomité te plannen voor de bespreking van ons voorstel. Een voorafgaande bespreking door het MAT vergroot het draagvlak.

Na de gemeenteraadsverkiezingen en de installatie van de gemeenteraad stellen de leden van Audio het intern auditcomité opnieuw samen. 

Het interne auditcharter (1) bepaalt de doelstellingen, samenstelling, verantwoordelijkheden, werking, rapportering en discretieplicht voor de leden van het interne auditcomité. Het auditcomité functioneert als een onafhankelijk en effectief toezichtsorgaan en staat de gemeenteraad, raad voor maatschappelijk welzijn of raad van bestuur bij in de uitvoering van de verantwoordelijkheid voor het bevorderen van goed bestuur en adequaat risicobeheer. Het auditcomité volgt van nabij de ontwikkelingen in organisatiebeheer en wijzigingen in de structuur van de organisatie. 

In lijn met de goede praktijken voor deugdelijk bestuur, beveelt Audio aan dat het auditcomité

 “onafhankelijke” leden heeft die niet actief zijn in het dagelijks beheer en beleid van het lokaal bestuur. Dit kunnen dus gemeenteraadsleden zijn zonder specifiek mandaat (m.a.w. niet de burgemeester, schepenen en de voorzitter BCSD), of bv. algemeen of financieel directeurs van een ander lokaal bestuur of leden die echt uit een andere context komen maar die vanuit hun expertise en ervaring een waardevolle bijdrage kunnen leveren aan de debatten binnen het auditcomité. Deze externe blik draagt er toe bij dat bepaalde zaken vanuit een andere invalshoek worden bekeken. De burgemeester, algemeen directeur en financieel directeur vervullen een adviserende rol voor het auditcomité en nemen bij voorkeur deel aan de vergadering als permanent genodigde. 

Het auditcomité formaliseert haar werking in een eigen huishoudelijk reglement dat de waarborgen vastlegt om onafhankelijk en effectief te kunnen functioneren. We stellen hierna een ontwerp van huishoudelijk reglement ter beschikking dat ook een aantal goede praktijken bevat inzake de werking ervan.

(1) Naar aanleiding van de audit op audit hebben we het auditcharter geactualiseerd. De nieuwe versie wordt voorgelegd aan de algemene vergadering van 29 november aanstaande.